Meer
Publicatiedatum: 28-07-2020

Inhoud

Programma onderdelen

Bedrijfsvoering

Inleiding

Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger door:

  • een efficiënt werkende organisatie;
  • een zorgvuldig besluitvormingsproces;
  • een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
  • waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
  • de beschikbaarheid over gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Coronavirus

Op het moment dat de gemeenteraad deze jaarstukken 2019 vaststelt (9 juli 2020) is er sprake van een wereldwijde crisis door het coronavirus (COVID-19). Voor onze medewerkers geldt dat zij de maatregelen die op landelijk niveau getroffen worden volgen, om de verspreiding van het coronavirus zo veel mogelijk te beperken. Concreet betekent dat zoveel als mogelijk thuiswerken. Met behulp van de bestaande IT-mogelijkheden en een versnelde invoer van een veilige tool voor video-conferences lukt dit nagenoeg voor alle medewerkers. Vanwege systeemeisen en privacyrichtlijnen werken enkele medewerkers niet vanuit thuis. Op locatie zijn zij gehouden aan het gedragsprotocol.
Er is een actueel calamiteitenplan. Daarnaast is inzichtelijk gemaakt welke processen cruciaal zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en hoe te handelen als er een stijging in het ziekteverzuim van medewerkers ontstaat. Voor de korte termijn zijn ook keuzes gemaakt om projecten stil te zetten of te vertragen.
Er is een procesvoorstel financiële gevolgen coronacrisis opgesteld om meer tijd te hebben om de consequenties van de coronacrisis zo compleet mogelijk in beeld te krijgen.

Personeel en organisatie

Organisatieplan
De doorontwikkeling van de organisatie van de gemeente Nuenen is de afgelopen jaren gericht geweest op een andere manier van werken. Dit is verwerkt in het besturings- en managementconcept (het zogenaamde “nieuwe DNA”). In 2019 heeft de gemeente Nuenen dat doorgezet in hun beleid. Zo is er een flexibiliseringsslag gemaakt als het gaat om thuiswerken en geeft het management geloof en vertrouwen naar de eigen kracht van de medewerkers.

Mede onder invloed van de ontwikkelingen met betrekking tot de bestuurlijke toekomst is het organisatieplan 2018 - 2020 opgesteld dat aansluit op het DNA (missie) van onze organisatie.
In 2019 is het organisatieplan herijkt wordt deze aangepast naar de nieuwe wensen van de organisatie. De medewerkers zijn ook betrokken in dit proces.

 

Strategisch HRM plan

Samen met de Dommelvallei gemeenten is een uitvoeringsplan opgesteld om daar waar mogelijk regelingen op het gebied van HRM te harmoniseren en gezamenlijk te prioriteren. In de praktijk blijkt dit niet waargemaakt te kunnen worden, omdat elke organisatie in een andere ontwikkelfase zit. Er wordt dan ook gekeken naar wat elke organisatie nodig heeft en als er mogelijkheden zijn, wordt dit gezamenlijk opgepakt.

 

HRM beleid

In het kader van de kwaliteits- en kwantiteitsinjectie van de ambtelijke organisatie is de organisatie versterkt met onder meer procesregisseur, medewerker privacywetgeving, civiele projectleider, medewerker veiligheid/ondermijning, medewerker recreatie en toerisme en een toezichthouder buitendienst. Niet in alle gevallen is het gelukt om vacatures in te vullen door krapte op de arbeidsmarkt. Daarom is er ook nog van inhuur gebruik gemaakt. 

Ook hebben we aandacht besteed aan onder meer vitaliteit, inzetbaarheid en persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers, waarbij de resultaten van het medewerkersonderzoek, dat ook in 2019 is uitgevoerd, zijn betrokken. Bestaande regelingen zijn in 2019 tegen het licht gehouden en nieuwe regelingen zijn voorbereid die in 2020 worden vastgesteld.

 

Medewerkersonderzoek
Op 8 mei 2019 is het medewerkersonderzoek uitgevoerd onder medewerkers. De resultaten uit het onderzoek geven een goed beeld over de punten waar de gemeente Nuenen aan kan werken. Zowel de medewerkers als het managementteam hebben zich in de loop van 2019 ingezet om verbetering aan te brengen. Het aanpassen van het organisatieplan komt mede uit het medewerkersonderzoek. Er wordt een nieuwe visie, missie en manier van werken gevraagd. Het management heeft dit samen met alle medewerkers opgepakt en besproken.

 

Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra).
Op 1 januari 2020 is de rechtspositie van ambtenaren grotendeels gelijk getrokken met die van werknemers met een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht (BW). Ook wel genoemd de Wnra.
Kort gezegd worden de eenzijdig vastgestelde ambtelijke aanstelling vervangen door een arbeidsovereenkomst waarop een cao van toepassing is. Het overgrote deel van de ambtenaren valt dan onder het burgerlijk recht. Dit heeft onder meer gevolgen voor het ontslagrecht, zowel inhoudelijk als voor wat betreft het proces.
Ook de rol van de medezeggenschap verandert door de normalisering waardoor er nieuwe afspraken gemaakt moesten worden met de vakbonden. Afspraken over arbeidsvoorwaarden én bezwaar- en beroepsprocedures zijn BW-proof gemaakt. In 2019 is een stevige inzet van de organisatie gevraagd en zijn alle voorbereidingen voor de Wnra getroffen.

e-HRM

De verdere uitrol van de digitale service is een permanent proces. In 2019 is de digitale onkostendeclaratie voor reis- en verblijfkosten in YOUPP geïmplementeerd. Tevens zijn in 2019 de voorbereidingen gestart voor de aanbesteding van een nieuw e-HRM systeem. Het huidige systeem wordt niet meer doorontwikkeld en voldoet niet aan de ambities die er zijn voor wat betreft digitalisering van P-dossiers, het aanbieden van selfservice en de ontwikkeling van HR-gerelateerde managementinformatie.

Garantiebanen

Landelijk zijn afspraken gemaakt over het realiseren van 125.000 garantiebanen voor arbeidsbeperkten. Dit doel moet door de overheid en markt samen in 2026 behaald zijn. In 2018 was er sprake van een quotumheffing die opgelegd kon worden als werkgevers niet voldeden aan de banenafspraak. Vanaf 2019 geldt de quotumheffing niet meer, maar het is wel van belang dat werkgevers zich blijven inzetten voor meer garantiebanen.
Bij het openstellen van een vacature wordt steeds gekeken of deze geschikt is om open te stellen als garantiebaan.

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuim bedroeg over het jaar 2018 6,33% terwijl het landelijk gemiddelde in 2018 bij gemeenten 5,8% was. De organisatie heeft het afgelopen jaar, waar mogelijk, stevig geïntervenieerd op het ziekteverzuim. Dit is te zien in het percentage ziekteverzuim van 2019. In 2019 was het percentage ziekteverzuim 4,55%. Dit hebben we gedaan door middel van flexibilisering in werktijden en werkplekken, maar ook door goed contact te houden met medewerkers en het daar waar dat nodig is eerder inzetten van extra spreekuren bij de bedrijfsarts of aanpassingen aan de werkplek. 

De ambitie  blijft voor aankomend jaar om te streven naar een ziekteverzuimpercentage van maximaal het landelijk gemiddelde.

Informatievoorziening

Organisatie van de informatievoorziening: kwaliteitsmanagement en risicobeheersing
Om verder te professionaliseren gebruiken we een procesmodel dat geschikt is om processen rondom IT en functioneel beheer in te richten. Een eerste aanzet om wijzigingsbeheer te implementeren is gemaakt. Wijzigingsbeheer zorgt dat wijzigingen op de ICT-infrastructuur en applicatielandschap efficiënt en effectief worden doorgevoerd met zo min mogelijk verstoring van de kwaliteit van de dienstverlening en dat de dienstverlening blijft voldoen aan de eisen die hieraan zijn gesteld. Daarnaast is een onderzoek uitgevoerd naar de huidige capaciteitsinzet functioneel/applicatiebeheer. De resultaten zijn teruggekoppeld aan de verantwoordelijke managers met het advies om knelpunten op te lossen.


Organisatie van de informatievoorziening: architectuur en applicatiemanagement
Architectuur speelt een belangrijke rol bij het voorbereiden van een groot aantal projecten. Architectuur zorgt ervoor dat systemen ook op termijn “aan elkaar passen” en dat het applicatielandschap zo efficiënt mogelijk verbouwd wordt met minder risico’s op de verstoring van continuïteit. In 2019 zijn architectuurplaten (bouwtekeningen) opgesteld van zowel huidige als toekomstige situatie voor grote ontwikkelingen als het Digitaal Stelsel Omgevingswet, gegevensuitwisseling, zaakgericht werken en digitaal bewaren van documenten. De “bouwvoorschriften” leggen we vast in documenten "Kaders en richtlijnen". We sturen actief op kosten en baten bij de vernieuwing van het applicatielandschap. Niet gebruikte software(onderdelen) zeggen we zo snel mogelijk op. Daarin zijn we in belangrijke mate afhankelijk van de voortgang van projecten. De aanpak met grotere gezamenlijke projecten en de harmonisatie van de belangrijkste processystemen levert op termijn de noodzakelijke vereenvoudiging in het applicatielandschap op.

Digitale Duurzaamheid
In 2019 zijn we gestart met het voorbereiden van de aanbesteding van het digitaliseren van de actuele milieuvergunningen en de bouwvergunningen van 1990 t/m 2010 voor de 3 Dommelvallei-gemeenten. Het doel is om deze digitaal beschikbaar te maken voor medewerkers van de gemeenten, externe medewerkers (o.a. ODZOB) en ter inzage voor burgers aan de balie en overdracht aan Regionaal Historisch Centrum Eindhoven. De aanbesteding wordt in 2020 gepubliceerd. De uitvoering loopt tot en met 2022.

Informatievoorziening Omgevingswet
In 2019 zijn we gestart met de voorbereiding van de implementatie van het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Vooruitlopend op een gezamenlijke projectmatige aanpak van de vakafdelingen onderzoeken we de impact van de implementatie van het DSO technisch en financieel. Een belangrijke schakel binnen het DSO is het VTH systeem. (Vergunningenverlening, Toezicht, Handhaving). De Odzob verkent samen met de aangesloten gemeenten een gezamenlijke aanbesteding. De verkenning is positief afgerond. Na instemming van de colleges is de aanbesteding onder coördinatie van de Odzob gestart. 23 gemeenten nemen deel. Dienst Dommelvallei leverde voor zowel verkenning als aanbesteding advisering op het gebied van architectuur en archivering en vormt de verbindende schakel tussen de Odzob en de 3 Dommelvallei-gemeenten op het gebied van informatievoorziening. Medio 2020 volgt gunning en implementatie.

Innovatie: Datagedreven werken en sturen binnen een proeftuinomgeving
Het thema datagedreven werken daalt binnen alle domeinen van de gemeenten neer en heeft een brede belangstelling. Het aantal brainstorms, demo’s en verkenningen groeit. De behoefte aan meer inzicht en beter sturen met behulp van data-analyse en ondersteuning daarbij stijgt merkbaar. Samen met collega’s uit het veiligheidsdomein van 3 gemeenten voeren we in 2019 een pilot uit (Industrieterrein Eeneind) om kennis en ervaring op te doen met data analyse met data vanuit verschillende bronnen. Leerpunten hieruit zijn: datakwaliteit is essentieel maar is niet altijd voorhanden, data-analyse is een vak en kost tijd, betere tooling is nodig. 
We onderzoeken de toepassing van software voor digitaal rechercheren. Voor zowel analyse als het verzamelen van data: Privacy en de juridische grondslag waarop vakafdelingen gegevens verzamelen, combineren en analyseren blijkt een belangrijk discussiepunt in dit traject.
In het algemeen kunnen we stellen dat de impact van innovatie op het gebied van datagedreven werken op deze schaal te gering is. Het thema datagedreven en innovatie als geheel is meer gebaat bij een programmatische aanpak en sturing.

Continuïteit ICT omgeving
De continuïteit van de ICT omgeving is in 2019 toegenomen door het structureel uitvoeren van beheersmaatregelen en verbeteringen. Zo is alle netwerkapparatuur vervangen, is de capaciteit van de systemen verhoogd en zijn de Oracle databases geüpgraded.
Het aantal storingen en uitval van systemen is verder teruggedrongen.

Windows en Office
De ondersteuning op Microsoft Office 2010 en Windows 7 stopt aan het begin van 2020. Daarom is in 2019 een onderzoek uitgevoerd naar geschikte opvolgers en naar de impact hiervan op de ICT infrastructuur. Daaruit is een keuze gemaakt voor de upgrade naar Microsoft Office 2016 en Windows 10.
In 2019 is het project gestart voor deze upgrade. De eerste pilots met gebruikers zijn uitgevoerd. In 2020 vindt de brede uitrol naar alle werkplekken plaats.

 

Informatiebeveiliging

De beveiliging van de data vraagt steeds meer aandacht. In 2019 is hier extra tijd voor nodig geweest o.a. als gevolg van meldingen die vanuit de IBD (informatiebeveiligingsdienst gemeenten) gegeven zijn en acties die hiervoor genomen moesten worden.

Ook de realisatie van het GGI-Netwerk en GGI-Veilig vraagt steeds meer aandacht. In 2019 zijn hier de nodige voorbereidingen voor getroffen. Dit leidt in 2020 tot het in gebruik nemen van beide onderdelen. De producten en diensten die hieruit voort komen verhogen de digitale weerbaarheid van gemeenten. Beide trajecten vallen onder het programma van de VNG: Samen Organiseren.

Het informatiebeveiligingsbeleid 2020 voor de Dommelvallei-samenwerking is opgesteld en vastgesteld op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Hierin verantwoorden gemeenten zich jaarlijks over de kwaliteit van de informatieveiligheid. Dit beleid is voor februari 2020 geagendeerd in ons dagelijks bestuur en de colleges.

 

Audit

In 2019 is de audit op de BIG conform planning uitgevoerd volgens de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA).  

De voorheen aparte audits voor de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT), Basisregistratie Ondergrond (BRO) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet) worden gebundeld in 1 verantwoordingssystematiek.

 

BIG maatregelen

In het uitvoeringsplan informatiebeveiliging zijn 67 BIG maatregelen benoemd, waaronder de aandachtspunten van de visitatiecommissie. Van de 67 maatregelen zijn er inmiddels 30 afgerond, 35 zijn gedeeltelijk ingevoerd en 2 moeten nog worden opgepakt.

De onderwerpen van de ENSIA betreffen de domeinen: DigiD, Suwinet, BRP/PUN en BAG/BGT/BRO.

 

Bewustwording

Op het Intranet zijn meerdere berichten geplaatst met uitleg en tips. Extra is gewezen op de risico’s van CEO fraude, het klikken op links in mails van onbekende afkomst en op verdachte telefoontjes. Er heeft een Mystery Guest onderzoek plaatsgevonden. Dit bezoek heeft aangetoond dat onze informatie niet voldoende wordt beschermd, zowel in de omgeving waarin we werken als door de manier waarop wordt gewerkt. Er worden technische maatregelen genomen en de manier van werken wordt aangescherpt. 

 

CISO

In 2019 is de samenwerking met landelijke en regionale organisaties verder uitgebouwd, door deelname aan regionale en landelijke netwerkoverleggen op het gebied van Informatieveiligheid. De CISO (Chief Information Security Officer) organiseert tevens een netwerk van CISO’s van gemeentes in Oost-Brabant om ervaringen en producten uit te wisselen.

Privacy

In 2019 hebben we binnen de organisatie de AVG verder geïmplementeerd.

Bewustwording
Ook in 2019 hebben we geïnvesteerd in bewustwording. We hebben onder andere presentaties gegeven en de meest uiteenlopende privacyvragen van collega’s beantwoord. Daarnaast hebben we ons nieuwe Social Intranet en het Selfserviceportaal gevuld met informatie over privacy en gegevensbescherming. Via de Dommelvallei Academie kunnen de medewerkers e-learningmodules volgen op het gebied van de privacy.


Verwerkersovereenkomsten
Met onze verwerkers sluiten we verwerkersovereenkomsten af. We maken hiervoor gebruik van de landelijke standaard verwerkersovereenkomst van de VNG. Bij nieuwe aanbestedingen wordt deze als eis meegenomen. Voor de al bestaande verwerkers hebben we nog een inhaalslag te maken.


DPIA
We voeren Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit. Daarmee brengen we de risico’s van een verwerking voor de betrokkenen in beeld en treffen we maatregelen om die risico’s zo goed mogelijk te beperken. Voorbeelden van DPIA’s die we in 2019 Dommelvallei-breed uitgevoerd hebben, zijn: een DPIA voor het Klant Contact Systeem in het Zaaksysteem, een DPIA voor Intergrip (Jongeren in een kwetsbare positie) en een DPIA voor het Zorg- en Veiligheidshuis Brabant Zuidoost.


Privacyrechten
Af en toe doet een inwoner een beroep op zijn of haar privacyrechten. Hij of zij vraagt bijvoorbeeld inzage in de persoonsgegevens die de gemeente van hem of haar verwerkt. Deze verzoeken worden tijdig afgehandeld.


Regionaal netwerk
De FG’s van Dienst Dommelvallei hebben in de regio een netwerk opgezet. De volgende organisaties en samenwerkingsverbanden hebben zich hier tot nu toe bij aangesloten: de gemeenten Eindhoven, Helmond, Veldhoven, Waalre, Best, Bernheze, Asten, de A2-samenwerking, de Peelgemeenten en de Kempengemeenten. Ieder kwartaal komen wij bijeen om kennis en ervaringen uit te wisselen en bij regionale onderwerpen een gezamenlijk standpunt te bepalen.

Procedure datalekken

Er zijn in 2019 datalekken afgehandeld. Er geldt een meldplicht datalekken. Dit houdt in dat wij datalekken met een privacyrisico voor betrokkene zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 72 uur bij de Autorisatie Persoonsgegevens (AP) moeten melden. In 2019 zijn er binnen de gemeente Nuenen 6 datalekken gemeld, waarvan er 3 vanwege het privacyrisico bij de AP zijn gemeld. Alle meldingen zijn in het dataregister opgenomen.

Control

Accountteam
Control ondersteunt de gemeente via het zogenaamde accountteam. Het accountteam is op vaste momenten in de gemeente aanwezig. Er is periodiek overleg met de leidinggevenden en er zijn in 2019 diverse toelichtingen op de producten van control gegeven. Uit de gehouden enquête blijkt dat deze manier van werken als prettig wordt ervaren.

 

Verbijzonderde interne controle
Vanaf het boekjaar 2021 legt het dagelijks bestuur verantwoording af over de rechtmatigheid. Om in 2020 al de nieuwe werkwijze te kunnen volgen, is in 2019 het zogenaamde in-controlframework ontwikkeld. Hierin is het kader van de rechtmatigheidscontrole beschreven en zijn de vernieuwde werklijsten opgenomen. 

 

Invulling kwaliteitszorg / procesverbetering
Vanaf het 3e kwartaal is er minder capaciteit beschikbaar voor kwaliteitszorg, vanwege de inzet bij de implementatie van het programma BetERe dienstverlening en bedrijfsvoering. Daardoor zijn een aantal ondersteuningsvragen en geplande projecten opgeschort of elders belegd.

Programma betere dienstverlening

Realisatie
De focus van dit programma ligt op realisatie van een betere dienstverlening aan inwoners en bedrijven door de 4 organisaties én een betere bedrijfsvoering. Voor de uitvoering is een programmaplan en begroting opgesteld en vastgesteld door het dagelijks bestuur. De aansturing van het programma vindt plaats vanuit een stuurgroep.
 
Uitvoering
Het programma omvat 15 projecten. Op dit moment zijn 4 projecten (nagenoeg) afgerond en 11 in uitvoering. Het grootste project, de implementatie van zaakgericht werken is in volle gang. In korte ‘sprints’ van 4 weken wordt steeds een groep processen/diensten ingericht. De 1e sprint was in het najaar van 2019. Daarbij zijn belasting- en invorderingsprocessen live gegaan. Inwoners van de gemeenten kunnen nu zaken als het aanmelden van hun hond, het indienen van een WOZ-bezwaar en aanvragen van kwijtschelding digitaal vanuit thuis regelen en volgen via hun persoonlijke internet pagina. Ook is een groot deel van de processen rondom lokale verordeningen en vergunningen gerealiseerd. Elke 4 weken (behalve vakantieperiodes) start een nieuwe sprint waarin zo’n 25 tot 50 processen live gaan en de 4 organisaties worden meegenomen in de verandering en de andere manier van werken. Het uitgangspunt is dat alle externe processen eind 2020 opgepakt zijn.
Naast deze projecten zijn ook andere projecten in volle uitvoering waaronder het project “klanttevredenheid”. Het doel van dit project is het inzichtelijk maken van de klanttevredenheid over de dienstverlening. De eerste meting hiervoor is uitgevoerd. Hierdoor weten we beter wat onze inwoners en bedrijven van onze dienstverlening vinden en kunnen we beter bijsturen. De resultaten van de 1e meting worden in maart 2020 aangeboden aan de stuurgroep.
De uitvoering van het programma ligt achter op schema. Dit komt door de juridische procedure bij de aanbesteding en de vertraagde besluitvorming rondom de implementatiestrategie. Daarnaast staat het programma onder druk door een krap tijdschema en de onvoldoende bemensing vanuit de 4 organisaties. In de stuurgroep wordt nauwlettend gemonitord op de mogelijke spanning tussen reguliere en programmataken.

Huisvesting

De huisvesting van de ambtelijke organisatie en het bestuur is momenteel als volgt:

  • Jan van Schijnveltlaan/Papenvoort (hoofdvestiging)
  • Pastoorsmast (buitenwerf)
  • Berg en Aardappeleterssteegje (Centrum Maatschappelijke Deelname)

Naast de eigen organisatie zijn in het gemeentehuis ook de bibliotheek en de politie gehuisvest.

Kengetallen

(peildatum 31-12- 2019)

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime Fulltime Parttime Totaal
Mannen 35 7 42
Vrouwen 18 37 55
Totaal 53 44 97
Verhouding man / vrouw 2019: 43,3% / 56,7%
Verhouding man / vrouw in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2018: 48 % / 52 %
Formatie Factor 1-7-2020
Directie en Staf fte 1,83
Afd. Samenleving fte 25,59
Afd. Ontwikkeling en handhaving fte 34,35
Afd. Openbare werken fte 29,12
Totale formatie fte 90,89
Gemiddelde leeftijd 2020 2019
Mannen 51,1 52,8
Vrouwen 45,6 46,0
Totaal 48,3 49,4
Gemiddelde leeftijd landelijk binnen gemeenten in 2019: 48,0 jaar
Ziekteverzuim (1 januari tot 1 juli) 2020 2019
Verzuimpercentage 7,94 4,59
Verzuimfrequentie 0,42 0,67
Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2019: 5,4