Bedrijfsvoering

Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger door:

• een efficiënt werkende organisatie;
• een zorgvuldig besluitvormingsproces;
• een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
• waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
• de beschikbaarheid over gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Gelet op de ontwikkelingen met betrekking tot de bestuurlijke toekomst is het A3 organisatieplan Nuenen 2018 - 2020 opgesteld dat aansluit op het DNA (missie) van de gemeente Nuenen. Het is een weergave van de beoogde resultaten voor de komende periode en de noodzakelijke acties en inspanningen op één papierformaat. De organisatiedoelen die zijn opgenomen voor bedrijfsvoering hebben betrekking op het zijn van een resultaatgerichte organisatie, duurzame inzetbaarheid van medewerkers en integraal samenwerken.

Strategisch HRM beleid zetten we in om (middel)lange termijnontwikkelingen die van invloed zijn op de ontwikkeling van organisaties te vertalen naar een gezamenlijk HRM-instrumentarium, -planning, borging en sturing. Dat doen we op basis van het gemeenschappelijk kader wat in 2016 samen met de gemeenten is gedefinieerd.

De belangrijkste thema’s hierin zijn: Aantrekkelijk werkgeverschap, Leiderschap, Flexibiliteit, Employability en Vitaliteit.

De rol van de werkgever verandert van organisator naar facilitator. Wij scheppen de randvoorwaarden, prikkelen en verleiden de medewerkers tot het zetten van de nodige stappen. De eigen verantwoordelijkheid, het persoonlijk leiderschap van de individuele medewerker voor het realiseren van groei is het uitgangspunt. 
Dat ondersteunen we door binnen de genoemde beleidsterreinen onze HRM-instrumenten hierop te enten.

In 2018 zijn er verschillende initiatieven geweest om bovenstaande ambitie waar te maken. Er is vorm gegeven aan een nieuw werving en selectiebeleid waarbij mobiliteit binnen de Dommelvallei-organisaties beter wordt ondersteund. Daarnaast nemen de Dommelvallei-organisaties sinds een paar maanden deel aan het platform Werken in Zuidoost Brabant. De wervingskracht van de gemeenten in de regio wordt hiermee verder verbeterd.

Onderwerpen zoals thuiswerken en flexibele werkconcepten zijn in samenwerking met de organisaties verder opgepakt. De doorontwikkeling vindt in eerste instantie, afhankelijk van behoefte van de gemeente op eigen organisatieniveau plaats.

Invoering Wnra

Een belangrijke ontwikkeling is de implementatie van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). De invoering staat gepland op 1 januari 2020 De ambtelijke rechtspositie is dan voor een groot deel gelijk aan die van werknemers in het bedrijfsleven. In 2018 is gestart met de voorbereidingen. Een projectvoorstel is opgesteld waarin wordt weergegeven welke stappen moeten worden doorlopen tot de invoering. De projectgroep is inmiddels ingesteld en gestart.

In 2018 is de inzet van het individueel keuzebudget (IKB) geëvalueerd. Medewerkers kiezen met name voor het uitbetalen van het IKB, het uitruilen van woon-werkverkeer en/of het kopen van verlof. Er is op dit moment geen aanleiding voor aanpassing. De huidige bronnen en doelen blijven in stand.

De eerder in gang gezette stappen met betrekking tot stages en werkervaringsplaatsen krijgen een vervolg en gaan leiden tot een verdere professionalisering van de organisaties als erkend leer- en werkbedrijf en dragen daarmee bij aan dat proces. In gezamenlijkheid met andere Dommelvallei-organisaties kan er ook qua volume een andere positie in de regio worden ingenomen.

In 2018 is een projectvoorstel opgesteld voor de verdere digitalisering en automatisering van P&O processen. De uitvoering loopt door in 2019 en 2020. In 2018 is gestart met het optimaliseren van een aantal processen rondom salarisverwerking. Hierdoor is het werk voor de afdeling P&O op onderdelen efficiënter is geworden. Tevens zijn in 2018 de processen rondom de inhuur van personeel geoptimaliseerd. Hierdoor is een integraal, organisatiebreed inzicht en overzicht van de inhuur van personeel en bijbehorende budgetten gerealiseerd. In 2019 wordt dit nog verder uitgewerkt en geautomatiseerd.

Landelijk zijn afspraken gemaakt over het realiseren van 125.000 garantiebanen in de periode van 10 jaar. Hiervan moeten 25.000 banen bij de overheid (in zijn geheel) worden gerealiseerd. Elk jaar wordt er gemeten hoeveel extra banen er zijn gecreëerd en of de doelstellingen van de banenafspraak zijn gehaald. Als dat niet het geval is, kan een quotumheffing opgelegd worden.

2018 was een heffingsvrij jaar om overheidswerkgevers de kans te geven een inhaalslag te maken. De heffing geldt niet eerder dan over 2019.

Op dit moment zijn de percentages in beeld gebracht en wordt onderzocht of taken die geschikt zijn voor garantiebanen maar zijn uitbesteed (o.a. schoonmaak) mee kunnen tellen. Er vindt nog verder onderzoek plaats door het kabinet en daarna overleg tussen VNG en kabinet de uitkomsten van die onderzoeken worden afgewacht. Bij het openstellen van een vacature wordt steeds gekeken of deze zich leent om open te stellen als garantiebaan als dat zo is wordt het wervingsproces hierop aangepast.

De wetgeving rondom verzuim en privacy (AVG) is snel en ingrijpend gewijzigd. In dat kader is het ziekteverzuimprotocol geactualiseerd voor de Dommelvallei-organisaties met meer aandacht voor preventie. Een protocol omgaan met agressie en geweld is opgesteld voor de Dommelvallei-organisaties. Het proces van vaststelling zit in de afrondende fase.

Het ziekteverzuim van de gemeente Nuenen bedroeg in het jaar 2018 6,33%. Voor 2017 was het percentage voor de gemeente Nuenen 7,88, terwijl het landelijk gemiddelde voor 2017 gemiddeld 5,3% was. In 2017 was er een toename langdurig ziekteverzuim. Deze toename heeft in 2017 gezorgd voor een percentage van het ziekteverzuim dat hoger was dan het landelijk gemiddelde. In 2018 heeft het UWV aan twee medewerkers die langdurig ziek waren een uitkering toegekend. Uitstroom van de twee zieke medewerkers maakte dat het ziekteverzuim in 2018 is gedaald ten opzichte van 2017.

Er wordt door het jaar heen gestuurd op afname van ziekteverzuim door een goede werk-privébalans te stimuleren. Leidinggevenden zorgen dat er verruiming is van arbeidstijden en thuiswerken wordt steeds meer gefaciliteerd. Daar waar sprake is van veelvuldig frequent verzuim, proberen we in de gesprekken achter de mogelijke oorzaken van dit verzuim te komen. Met veranderingen in de dagelijkse routine proberen we toekomstig verzuim te voorkomen.  

Een aantal van de onderwerpen in deze paragraaf is ondergebracht bij Dienst Dommelvallei. Een gedetailleerde verantwoording is opgenomen in het programma Bedrijfsvoering van de begroting van Dienst Dommelvallei.

Voor de ontwikkeling van de informatievoorziening binnen de Dommelvallei-organisaties is een meerjarig beleidsplan 2016-2020 opgesteld. Het beleid volgt de ambities en afspraken zoals vastgelegd in landelijke programma's. Een belangrijk thema is collectivisering.

Gemeenten in Nederland hebben op de VNG Algemene Ledenvergadering van juni 2016 aangegeven meer samen te willen optrekken op het gebied van de digitale overheid. Ook de gemeente Nuenen heeft ingestemd met dit voorstel tot collectivisering. Deze ambitie is uitgewerkt in een landelijk initiatief met de naam ‘Samen Organiseren’, als onderdeel van de Digitale Agenda 2020. Hiervoor zijn landelijk al enkele projecten geïnitieerd. Vanuit de Dommelvallei-samenwerking zullen we zo veel als mogelijk aanhaken bij de landelijke projecten.

We werken aan een toekomstbestendig applicatielandschap waarin applicaties doelmatig en effectief worden ingezet. Het realiseren van harmonisatie van applicaties tussen de 3 Dommelvalleigemeenten is daarbij een leidend principe.

Een belangrijke ontwikkeling is de harmonisatie van de belastingenapplicatie. Door 3 systemen van 2 leveranciers te vervangen door 1 systeem wordt vanaf 2019 een besparing van € 70.000,- op de exploitatielasten software gerealiseerd. Binnen het GEO-domein is een BGT-applicatie ingekocht voor de 3 gemeenten. Tevens is er een project gestart met als doel de aanbesteding en implementatie van een BAG-applicatie voor de 3 gemeenten.

Voor de CMD's van de gemeenten Son en Breugel en Nuenen is een inkooptraject afgerond voor een regiesysteem. Belangrijke doelstellingen zijn het realiseren van gegevensuitwisseling tussen ketenpartners en het realiseren van geïntegreerde informatiesystemen waarmee snel inzicht verkregen kan worden in de situatie van een gezin, het plan en de status van de uitvoering van het plan. De implementatie wordt in 2019 uitgevoerd. 

De wijze van het plannen en begroten van de I&A-werkzaamheden is in 2017 aangepast. Hiermee wordt invulling gegeven aan het evenwichtig en reëel begroten. De vier Dommelvallei-organisaties hebben gezamenlijk de projectenkalender en uitvoeringsplan voor de komende twee jaar bepaald. Hierop vindt jaarlijks een herijking plaats. Dit is noodzakelijk, omdat ICT ontwikkelingen snel gaan en plannen snel achterhaald zijn. In 2018 zijn de projecten grotendeels conform planning uitgevoerd. Er is een beperkte onderschrijding op de budgetten.

Om voldoende capaciteit beschikbaar te hebben voor de uitvoering van projecten uit het IBP is voor 2018 een budget beschikbaar gesteld van € 37.500,-. Dit inhuurbudget is bedoeld voor het flexibel inzetten van personeel. In 2018 is geen beroep gedaan om dit budget.  De belangrijkste projecten in 2018 zijn de projecten die vallen binnen het programma betERe dienstverlening en bedrijfsvoering. Voor dit programma zijn een programmamanager en projectleiders ingehuurd. De kosten zijn gedekt uit de gezamenlijke budgetten binnen de begroting Dienst Dommelvallei.

Om meer grip te krijgen op de planning&control-cyclus binnen het I&A taakveld is in 2017 een doorlichting uitgevoerd op de sturingsprocessen. Een belangrijk onderdeel van het onderzoek is het bepalen welke sturingselementen een voortgangsrapportage aan de raad moet bevatten zodat de raad haar controlerende rol binnen een complex uitvoeringsplan zoals het IBP vorm kan geven. De resultaten van het onderzoek worden meegenomen in de jaarlijkse herijking van het uitvoeringsplan en meerjarenbegroting IBP.

In 2018 is tussen de gemeenten de afspraak gemaakt de informatievoorziening richting de raden van de drie gemeenten te uniformeren en te richten op de behaalde resultaten. In 2e kwartaal 2019 volgt de voortgangsrapportage. Dit is gekoppeld aan een raadsinformatieavond over informatievoorziening en informatiebeveiliging.

Het informatiebeveiligingsbeleid voor de Dommelvallei samenwerking is opgesteld en vastgesteld op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) waarin gemeenten zich jaarlijks verantwoorden over de kwaliteit van de informatieveiligheid.

In 2018 is de audit op de BIG conform planning uitgevoerd volgens de in 2017 ingevoerde nieuwe Audit systematiek, de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA). De voorheen aparte audits voor de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet) zijn gebundeld in één verantwoordingssystematiek.

De uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid is een continu proces zo ook in 2018. Hierdoor groeit het besef dat proceseigenaren en afdelingshoofden integraal verantwoordelijk zijn voor hun informatiebeveiliging. In het uitvoeringsplan informatiebeveiliging zijn 65 BIG maatregelen benoemd, waaronder de aandachtspunten van de visitatiecommissie. Van de 65 maatregelen zijn er inmiddels 25 afgerond, 38 zijn gedeeltelijk ingevoerd en 2 moeten nog worden opgepakt.

De resultaten van de ENSIA zijn vastgelegd in collegevoorstellen over de domeinen van de ENSIA: DigiD, Suwinet, BRP/PUN en BAG/BGT. De resultaten van de ENSIA over de overige BIG onderwerpen zijn vastgelegd in een MT-rapportage.

In 2018 zijn voorlichtingsacties over de vertrouwelijkheid van de informatie en de gevolgen van de AVG aan afdelingen gegeven. Op het Intranet zijn meerdere berichten geplaatst met uitleg en tips. Extra is gewezen op de risico’s van het klikken op links in mails van onbekende afkomst en op verdachte telefoontjes.

In 2018 is de samenwerking met landelijke en regionale organisaties verder uitgebouwd, door deelname aan regionale en landelijke netwerkoverleggen op het gebied van Informatieveiligheid. De CISO (Chief Information Security Officer) organiseert tevens een netwerk van CISO’s van gemeenten in Oost-Brabant om ervaringen en producten uit te wisselen.

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze nieuwe wet zorgt onder meer voor versterking en uitbreiding van privacyrechten van burgers, meer verantwoordelijkheden voor organisaties die persoonsgegevens verwerken en steviger bevoegdheden voor de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Met de komst van de AVG verscherpen de eisen waaraan verwerkingen van persoonsgegevens moeten voldoen. Ook de gemeente Nuenen moet deze Europese verordening naleven. In 2018 hebben we ingezet op de implementatie van de AVG.  In 2016 is al een plan van aanpak geschreven, waarna we met de uitvoering daarvan zijn gestart. 2018 is gebruikt om dit verder te realiseren.

Wat hebben we bereikt:

• Er is een tijdelijke functionaris gegevensbescherming aangesteld en aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
• We zijn voor de privacy een bewustzijnscampagne opgestart. Door middel van presentaties en informerende teksten op intranet zijn de medewerkers van de verschillende organisaties privacybewuster geworden.
• Het verwerkingenregister van persoonsgegevens is geactualiseerd. Ook hebben we een meldingsformulier voor nieuwe of gewijzigde verwerkingen van persoonsgegevens ontwikkeld. Hiermee houden we het register actueel.
• We zijn gestart met het afsluiten van verwerkersovereenkomsten conform de Standaard Verwerkersovereenkomst Gemeenten die is ontwikkeld door de Informatiebeveiligingsdienst.
• Op de gemeentelijke website staat sinds mei 2018 een privacyverklaring, waarin we de burger informeren over hoe we met persoonsgegevens omgaan en wat de privacyrechten zijn.
• We zijn gestart met het uitvoeren van Data Protection Impact Assessments (DPIA’s). Hiermee brengen we de risico’s van een verwerking voor de betrokkenen in beeld en kunnen we maatregelen nemen om die risico’s zo goed mogelijk te beperken.
• We hebben de procedure voor het inzagerecht op grond van de AVG beschreven, waarin staat hoe burgers hun persoonsgegevens kunnen opvragen.

Sinds 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken. Deze meldplicht houdt in dat organisaties datalekken met een privacyrisico voor de betrokkenen zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 72 uur moeten melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. In 2018 zijn er binnen de gemeente Nuenen 7 datalekken gemeld, waarvan we er 1 vanwege het privacyrisico bij de Autoriteit Persoonsgegevens hebben gemeld. Alle meldingen nemen we op in ons datalekkenregister.

Verbijzonderde Interne controle
De kwaliteit van de verbijzonderde interne controle is goed met ruimte voor verdere professionalisering. Om door te ontwikkelen kijkt control samen met de accountant naar de mogelijkheden. Zo voldoet het financiële systeem aan de daaraan in het kader van de accountantscontrole te stellen eisen. Dit is uit de EDP-audit gebleken.
Daarnaast hanteert control een nieuwe werkwijze om de scoping eerder en beter te bepalen en is een verschuiving in belang te zien van de procescontrole naar de gegevensgerichte controle.

Accountteams
In 2018 is control gestart met accountteams. Onze organisatie heeft een eigen team bestaande uit de medewerker planning & control, de medewerker interne controle, de kwaliteitsmedewerker en de controller. Het accountteam werkt structureel op locatie en communiceert actief met de MT-leden. De verbinding met de organisatie wordt op deze manier versterkt. Begin 2019 wordt de werking van de accountteams geëvalueerd.

Accountant
In 2018 is de samenwerking met de accountant geëvalueerd. Dit heeft ertoe geleid dat de samenwerking met 2 jaar wordt voortgezet. In 2019 wordt de benoeming aan de gemeenteraad voorgelegd.

Invulling kwaliteitszorg/procesverbetering
Vanaf 2018 is vanuit control extra ingezet op kwaliteitszorg. Dit heeft geleid tot verdere versteviging van procesmanagement.

De focus van dit programma ligt op realisatie van een betere dienstverlening aan inwoners en bedrijven door de 4 organisaties én een betere bedrijfsvoering. 

De uitvoering van het programma is op dit moment in volle gang. Het 1e project hierbinnen is de uitvoering van een Europese aanbesteding en is eind 2018 afgerond. De partij die als eerste eindigde in deze aanbesteding is niet gegund. Op grond van de eisen die gesteld zijn aan de inschrijving is de gunning naar een andere partij gegaan, ondanks het prijsverschil. Dit heeft geleid tot een kort geding. Begin 2019 heeft de rechtbank ons in het gelijk gesteld. De partij die uiteindelijk de aanbesteding heeft gewonnen, heeft de hoogste kwaliteitsscore.

Na de gunning is begin 2019 de Proof of Concept (PoC) gestart. In de PoC wordt getoetst of de winnende inschrijver daadwerkelijk voldoet aan de eisen uit het aanbestedingsdocument.
Naast deze projecten zijn ook andere projecten in voorbereiding waaronder het “vervangingsbesluit” en “klanttevredenheidsmeting”. Met het project Vervangingsbesluit realiseren we dat digitale documenten leidend worden volgens wet- en regelgeving. Hiermee kunnen we in de toekomst digitaal archiveren in plaats van in een papieren archief. Op korte termijn starten ook de voorbereidingen voor de technische en organisatorische implementatie.

De verbijzonderde interne controle wordt (nog) meer risicogericht uitgevoerd. De te controleren processen krijgen op basis van een aantal indicatoren een profiel. Het profiel bepaalt de omvang en diepgang van de uit te voeren controles. Een belangrijke indicator om te komen tot de risico-inschatting, zijn de in 2017 opgeleverde procesbeschrijvingen volgens het 6W-format: Wie, Wat, Waarom, Wanneer, Waarmee, Welk doel? De steekproefaantallen worden bepaald op basis van een risico inschatting waardoor efficiënter en effectiever kan worden gewerkt. Deze nieuwe systematiek wordt besproken met de proceseigenaar ten behoeve van kennisdeling en draagvlak. Dit betekent dat ook een nieuw IC plan zal worden opgesteld.

Er wordt aandacht besteed aan het actualiseren en harmoniseren van processen en werkwijzen op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier. Bij het ontwikkelen van de rol van control kijken we ook naar de behoefte aan kwaliteitszorg.

Het Management Control Systeem wordt doorontwikkeld door deze in te richten conform de 5 pijlers van 'in control' zijn (heldere kaders; kwaliteit van tussentijdse informatievoorziening en sturing hierop; een goed opgezette en beschreven administratieve organisatie; risicomanagement; interne controle). De actualisatie van risico’s in het kader van risicomanagement is een dynamisch proces. Voortschrijdend inzicht zorgt voor een steeds vollediger beeld.

Voor de naleving van het in 2017 opnieuw vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid is onverminderd aandacht. Zo worden er kennissessies georganiseerd door BIZOB om het nieuwe inkoopbeleid onder de aandacht te brengen.

De huisvesting van de ambtelijke organisatie en het bestuur is momenteel als volgt:

• Jan van Schijnveltlaan/Papenvoort (hoofdvestiging)
• Pastoorsmast (buitenwerf)
• Berg (Centrum Maatschappelijke Deelname)

Naast de eigen organisatie zijn in het gemeentehuis ook de bibliotheek en de politie gehuisvest.

(peildatum 31-12- 2018)