Meer
Publicatiedatum: 20-01-2020

Inhoud

Programma onderdelen

Bedrijfsvoering

Inleiding

Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de inwoners door:

  • een efficiënt werkende organisatie;
  • een zorgvuldig besluitvormingsproces;
  • een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
  • waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
  • de beschikbaarheid over gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Personeel en organisatie

Organisatieplan
Mede onder invloed van de ontwikkelingen met betrekking tot de bestuurlijke toekomst is het organisatieplan 2019 - 2020 opgesteld dat aansluit op het DNA (missie) van onze organisatie.
De organisatiedoelen die zijn opgenomen voor bedrijfsvoering hebben betrekking op het zijn van een resultaatgerichte organisatie, duurzame inzetbaarheid van medewerkers en integraal samenwerken. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van medewerkers en management om daar invulling aan te geven. Dit is verder uitgewerkt in het organisatieplan met daaraan gekoppeld de succesbepalende factoren: 1. medewerkers in hun kracht zetten (managen van talent), 2. ruimte om te verbeteren (ontwikkelen), 3. bedrijfsvoeringsprocessen op orde hebben en houden (basis op orde), 4. persoonlijk leiderschap met lef (leiderschap), 5. samenwerkingsgericht in- en extern (omgevingsbewust), 6. organisatie plus medewerkers bewegen mee in de ontwikkelingen (flexibiliteit).

Er is in het tweede kwartaal onderzocht hoe betrokken onze medewerkers zich bij onze organisatie voelen. Dit medewerkersonderzoek moet bouwstenen opleveren hoe we onze organisatie verder kunnen verbeteren en nodigt medewerkers uit zelf na te denken over de eigen werkbeleving. Aspecten die aan de orde komen zijn samenwerken, waardering, werkplezier en -druk en ontwikkeling. Met de resultaten zijn we inmiddels aan de slag. 

 

Strategisch HRM plan 2016-2020

Strategisch HRM beleid zetten we in om (middel)lange termijnontwikkelingen die van invloed zijn op de ontwikkeling van organisaties te vertalen naar een gezamenlijk HRM-instrumentarium, -planning, borging en sturing. Dat doen we op basis van het gemeenschappelijk kader dat in 2016 samen met de andere Dommelvallei organisaties is gedefinieerd. De belangrijkste thema’s hierin zijn: Aantrekkelijk werkgeverschap, Leiderschap, Flexibiliteit, Employability en Vitaliteit.  De rol van de werkgever verandert van organisator naar facilitator. Wij scheppen de randvoorwaarden, prikkelen en verleiden de medewerkers tot het zetten van de nodige stappen. De eigen verantwoordelijkheid, het persoonlijk leiderschap van de individuele medewerker voor het realiseren van groei is het uitgangspunt. 

 

Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra)

Een belangrijke ontwikkeling is de implementatie van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra). De invoering staat gepland op 1 januari 2020 De ambtelijke rechtspositie is dan voor een groot deel gelijk aan die van werknemers in het bedrijfsleven. In 2018 is gestart met de voorbereidingen. Een projectplan is opgesteld waarin wordt weergegeven welke stappen moeten worden doorlopen tot de invoering. Een projectgroep is belast met de verdere uitvoering van dit plan. 

 

Ziekteverzuim

Het ziekteverzuim bedroeg over het eerste halfjaar 2019 4,59%. Door interventies is de daling van het verzuim doorgezet. We hebben eerder aangegeven (voorzichtig) positief gestemd te zijn over deze ontwikkeling. Dit blijkt gerechtvaardigd te zijn geweest. De ambitie blijft om te streven naar een ziekteverzuimpercentage onder het landelijk gemiddelde van ongeveer 5,5%.

Informatievoorziening

In 2020 werken we aan nieuw meerjarig informatiebeleid dat de contouren biedt bij de verdere digitale transformatie van de samenwerkende gemeenten.
De gemeenten en Dienst Dommelvallei ervaren dat de veranderingen sneller gaan dan voorheen en ook dat we met de steeds verdergaande digitalisering in een permanente verandering terecht komen. 
Om deze permanente staat van verandering en ontwikkeling te ondersteunen is het belangrijk dat ruimte voor innovatie en flexibiliteit een belangrijke pijler vormt binnen het beleid.
Experimenteren wat nieuwe technieken en ICT kunnen bijdragen aan het vergroten van de publieke waarde. Om de ontwikkelingen te volgen is het belangrijk om samen te leren in een innovatieve setting.
Een gestructureerd innovatieproces waarin resultaten van pilots geanalyseerd worden en gedeeld worden met anderen is hiervoor een randvoorwaarde. 
Ook de adoptie van nieuw landelijk beleid en ontwikkelingen zoals digitale inclusie (voorkomen van de digitale kloof) is van belang in nieuw beleid.
Informatievoorziening is in onze digitale samenleving een strategisch vraagstuk en daarmee ook een zaak van bestuur en management. Bij het opstellen van het nieuwe informatiebeleid trekken we samen op om strategie en essentie te bepalen.

 

Datagedreven organisatie
In 2020 werken we verder aan gestructureerd inzetten van data-analyse als basis voor handelen en sturen. (Keten)samenwerking en “internet of things” zorgen ervoor dat er steeds meer data beschikbaar komt, denk bijvoorbeeld aan slimme lantaarnpalen.
Data die de gemeenten en Dienst Dommelvallei kunnen combineren en analyseren om richting te bepalen, vraagstukken op te lossen, beleid op te stellen en beleidseffecten te meten.

 

Samen organiseren
De VNG gaat haar activiteiten voor gezamenlijke gemeentelijke uitvoering (GGU) doorzetten en verder uitbouwen.
Het doel van de GGU is om als gemeenten zo veel mogelijk als 1 efficiënte overheid te werken. Eenmalig ontwikkelen, veelvuldig hergebruiken. De komende jaren worden landelijk projecten geïnitieerd waar gemeenten aan kunnen deelnemen en van kunnen profiteren.
Deze ontwikkelingen blijven we volgen en we maken de afweging om aan te haken waar dit mogelijk is. Vanuit de randvoorwaardelijke informatievoorziening en infrastructuur sluiten we verder aan op de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI).

 

Digitaal stelsel omgevingswet (DSO)
De invoering van de Omgevingswet staat gepland voor 2021. Voor het ondersteunen van de veranderopgaven en het bereiken van de doelen van de Omgevingswet is digitalisering een belangrijk instrument.
De betrokken overheden bouwen aan een digitaal stelsel. Met dit Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) kunnen initiatiefnemers, belanghebbenden en het bevoegd gezag de informatie raadplegen die zij nodig hebben bij het gebruik van de Omgevingswet. Aansluiten op het DSO is een randvoorwaarde voor de invoering van de wet in 2021.

 

Organisatie van de Informatievoorziening (OvdI)
In het ontwikkeltraject OvdI werken we samen met onze partners aan de professionalisering van beheerorganisatie van de informatievoorziening. 
De ontwikkeling van functioneel beheer en applicatiemanagement is randvoorwaardelijk om de ontwikkelingen in de digitale samenleving te volgen en kansen te pakken maar vooral ook risico’s te beheersen. Beheersmaatregelen zijn van belang om betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking te kunnen waarborgen.
De maatregelen hebben onder andere betrekking op de continuïteit, beveiliging, capaciteits- en performancemanagement, changemanagement en ondersteuning.
In 2019 hebben we de kwantiteit en kwaliteit van de huidige beheersorganisatie geïnventariseerd en de koers bepaald voor deze professionaliseringsslag in de vorm van een ontwikkelvisie.
Procesmatig werken vormt een belangrijke aspect binnen deze visie. In 2020 ondersteunen we bij de uitvoering van ontwikkelplannen door het ondersteunen bij de inrichting van organisatie en processen.

 

Digitale duurzaamheid
Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op het in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale informatie. 
In 2016 is het team Informatie Dienst Verlening (IDV) gestart met de transitie van analoog documentgericht informatiebeheer naar digitaal zaakgericht beheer.
De archiefmedewerkers nieuwe stijl ondersteunen en adviseren bij digitale dossiervorming. In 2019 zijn de nieuwe rollen geïntegreerd binnen de totale organisatie van de informatievoorziening. De verdere implementatie van digitale duurzaamheid samen met de gemeenten is 1 van de speerpunten. In 2020 wordt het digitaliseringsproject bouwvergunningen 1990-2010 afgerond en een start gemaakt met het volgende blok, de bouwvergunningen 2010-heden.
Ook zal een digitaliseringsproject inzake de milieuvergunningen (mogelijk versneld) worden opgestart. Voorbereidingen hiervoor zijn in 2019 getroffen. Door permanent te bewaren analoge documenten, zoals de bouw- en milieuvergunningen, te vervangen door digitale kopieën blijven deze bestanden toegankelijk en kunnen ze efficiënt worden gebruikt waar nodig.

 

Informatiebeveiliging en Privacy
Gemeentelijke bestuurders zijn verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging en gegevensbescherming binnen de gemeentelijke organisatie. Beveiliging van gegevens en systemen is een zaak van organisatie, procedures, werkprocessen en in de laatste plaats techniek. Het gaat om de mens, de manier waarop deze werkt en het gereedschap waarmee het werk verricht wordt (bron: VNG).
Bewustwording is voor Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming daarom van essentieel belang. We maken medewerkers bewust van de risico’s van het werken met informatie en we maken risicomanagement onderdeel van de besluitvorming. 

In 2020 vervangt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) de Baseline Informatiebeveiliging Gemeente (BIG). We werken niet meer aan het invoeren van een standaard set van BIG maatregelen, maar kiezen op basis van een risicoafweging de passende maatregelen (volgens de BIO). De Data Protection Impact Assessments (DPIA) als instrument voor het in beeld brengen van privacy risico's helpt ons hierbij. 

Risicomanagement is een cyclisch, iteratief en terugkerend proces, immers: dreigingen veranderen, doelstellingen veranderen, de omgeving verandert en wetgeving verandert. Door risicomanagement cyclisch in te richten anticiperen en sturen we op veranderingen.
Ons Information Security Management System (ISMS) passen we hierop aan en breiden we uit met Privacy. Met het uitvoeren van een penetratietest gaan we na hoe goed onze gemeentelijke informatiesystemen en gegevens beschermd zijn tegen aanvallen. Het geeft ons een diepgaand en compleet overzicht van het beveiligingsniveau van onze manier van werken en de gemeentelijke ICT-infrastructuur. 

Control

Interne controle
Vanaf 2021 worden de colleges zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring. De controleverklaring van de jaarrekening verschuift hiermee van de accountant naar de gemeente zelf. Als voorbereiding hierop werken wij aan het 'Framework verbijzonderde interne controle'. Dit gaat in samenspraak met de accountant. De accountant rapporteert over de voortgang in de Managementletter.

 

Invulling kwaliteitszorg/procesverbetering
Er wordt aandacht besteed aan het actualiseren en harmoniseren van processen en werkwijzen op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier. Het merendeel van de processpecialisten heeft inmiddels hun 'green belt' voor LEAN gehaald. Twee processpecialisten hebben hun 'black belt' gehaald, waardoor zij gekwalificeerd zijn om organisatiebrede verbeterprojecten op te stellen en te begeleiden. Het continu verbeteren krijgt hierdoor nog meer aandacht binnen onze organisatie.

 

Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Voor de naleving van het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid is onverminderd aandacht. Daarnaast krijgt contractmanagement extra aandacht door gebruik te maken van de contractenbank als applicatie om te signaleren wanneer een contract verlengd moet worden. Met ingang van 2020 gaan we organisatiebreed een inkoopplan maken samen met BIZOB.

Huisvesting

De huisvesting van de ambtelijke organisatie en het bestuur is momenteel als volgt:

  • Jan van Schijnveltlaan/Papenvoort (hoofdvestiging)
  • Pastoorsmast (buitenwerf)
  • Berg (Centrum Maatschappelijke Deelname)
  • Aardappeleterssteegje  (Centrum Maatschappelijke Deelname)

Naast de eigen organisatie zijn in het gemeentehuis ook de bibliotheek en de politie gehuisvest.

Kengetallen

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime

Fulltime Parttime Totaal
Mannen 37 7 44
Vrouwen 18 39 57
Totaal 55 46 101
Verhouding man / vrouw 2019: 43,6% / 56,4%
Verhouding man / vrouw in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2018: 48 % / 52 %

Formatie

Afdeling Factor Begroting 2020 Begroting 2019
Directie en Staf fte 1,89 1,89
Afd. Samenleving fte 26,82 24,64
Afd. Ontwikkeling en handhaving fte 32,74 28,73
Afd. Openbare werken fte 27,72 26,66
Totale formatie fte 89,17 81,92

Gemiddelde leeftijd

2019 2018
Mannen 52,8 52,0
Vrouwen 46,1 44,2
Totaal 49,5 48,1
Gemiddelde leeftijd landelijk binnen gemeenten in 2017: 48,3 jaar

Ziekteverzuim (exclusief zwangerschapsverlof)

1-1-2019 t/m 30-6-2019 2018
Verzuimpercentage 4,59 6,1
Verzuimfrequentie 0,67 0,91
Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2018: 5,60