Bedrijfsvoering

Inhoud

Inleiding

Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de inwoners door:

  • een efficiënt werkende organisatie;
  • een zorgvuldig besluitvormingsproces;
  • een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
  • waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
  • gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

 

Coronavirus

Op dit moment is er een wereldwijde crisis door het coronavirus (COVID-19). Voor onze medewerkers geldt dat zij de RIVM-richtlijnen hanteren om de verspreiding van het coronavirus zo veel mogelijk te beperken. Concreet betekent dat zoveel mogelijk thuiswerken. Met behulp van de bestaande IT-mogelijkheden en een versnelde invoer van een veilige tool voor video-conferences lukt dit voor bijna alle medewerkers. Vanwege systeemeisen en privacyrichtlijnen werken enkele medewerkers niet vanuit thuis. Op locatie zijn zij gehouden aan het gedragsprotocol.
Er is een actueel calamiteitenplan. Daarnaast is inzichtelijk gemaakt welke processen cruciaal zijn voor de continuïteit van de bedrijfsvoering en hoe te handelen als er een stijging in het ziekteverzuim van medewerkers ontstaat. Voor de korte termijn zijn ook keuzes gemaakt om projecten stil te zetten of te vertragen.

Personeel en organisatie

Organisatieontwikkeling
In 2021 wordt een vervolg gegeven aan de organisatieontwikkeling. De voortdurend veranderende samenleving vraagt om een ambtelijke organisatie die kan meebewegen. De leefwereld van de burgers en niet de systeemwereld (regels en processen) vormen het vertrekpunt van het ambtelijk handelen. Dit betekent onder andere dat de beleidsontwikkeling integraal dient te gebeuren. In 2021 wordt bekeken hoe dit het beste vorm kan worden gegeven. Daarnaast wordt voortgebouwd op de uitkomsten van het medewerkersonderzoek uit 2019. De aanzet voor de organisatiemissie en –visie wordt bijvoorbeeld samen met de medewerkers verder ingekleurd en vertaald naar benodigde competenties. Naast vakmanschap zullen daarbij eigenaarschap en resultaatgerichtheid centraal staan.

 

Strategisch HRM-beleid
Het strategisch HRM-plan zetten we in om (middel-)langetermijnontwikkelingen die van invloed zijn op de ontwikkeling van de organisaties te vertalen naar een gezamenlijk HRM–instrumentarium met ruimte voor couleur locale. Dat doen we op basis van het gemeenschappelijk kader dat in 2016 samen met de andere Dommelvallei-organisaties is gedefinieerd. Het proces om het strategisch HRM-plan te herijken voor de periode 2021-2025 is opgestart.

 

Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra).
Deze wet is per 1 januari 2020 ingevoerd. Een laatste opgave in het borgen van de geschilbeslechting is het instellen van een regionale geschillencommissie. Over de samenstelling, bevoegdheden, werkwijze en dergelijke zijn in regioverband principeafspraken gemaakt. De verwachting is dat in 2021 een regionale geschillencommissie definitief is ingesteld.

e-HRM

De verdere uitrol van de digitale service is een permanent proces. In 2020 besteden we een nieuw e-HRM systeem aan dat we in 2021 implementeren. We streven naar volledige digitalisering van P-dossiers, het aanbieden van digitale selfservice en de ontwikkeling van HR-gerelateerde managementinformatie.

Informatievoorziening

Op basis van het in 2020 opgestelde informatiebeleidsplan 2021-2024 werken we aan de digitale transformatie. Door de steeds verdergaande digitalisering komen we in een permanente verandering terecht. Belangrijke thema’s daarbij zijn datagedreven werken, robotisering en smart-citytechnology. Ict-ontwikkelingen spelen een steeds grotere rol bij organisatieontwikkeling. Binnen het informatiebeleid is flexibiliteit en innovatie een belangrijke pijler. Om de ontwikkelingen te volgen is het belangrijk om samen te leren in een innovatieve setting.

Organisatie van de Informatievoorziening (OvdI)
Samen met de Dommelvallei-organisaties werken we aan een wendbare ict-organisatie, een organisatie die makkelijk schakelt tussen vraag en aanbod. Informatievoorziening is bedrijfskritisch en daarom is sturing op wat nodig is vanuit het management belangrijk. We dragen bij aan het strategisch formuleren van de informatiebehoefte en we werken aan professionalisering van de beheerorganisatie op basis van het ontwikkelplan I&A. Belangrijke thema’s binnen deze visie zijn de inrichting van informatiemanagement, risicomanagement en de rolduiding tussen vraag en aanbod.

Beheerorganisatie zaakgericht werken
De Dommelvallei-organisaties werken volledig zaakgericht op basis van geharmoniseerde zaaktypen. Het programma BetERe Dienstverlening en Bedrijfsvoering draagt het zaaksysteem begin 2021 over aan de beheerorganisatie. Voor de looptijd van het programma is de formatie functioneel beheer zaakgericht werken tijdelijk uitgebreid van 2 naar 3 fte. Het is nog onduidelijk wat de beheerlast in dit 1e jaar van volledige productie is.

Gezamenlijke gemeentelijk uitvoering
We volgen nadrukkelijk de ontwikkelingen van de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) met als motto “Eenmalig ontwikkelen, veelvuldig hergebruiken”. In lijn met de VNG Meerjarenstrategie is het meerjarenprogramma GGU 2020-2024 opgesteld. In dit programma worden projecten vanuit verschillende thema's gestart waaronder datagedreven overheid, sturing binnen het sociaal domein en infrastructuur.

Datagedreven organisatie
De inrichting van een centraal datamagazijn (datawarehouse) ondersteunt de ontwikkeling naar een datagedreven organisatie. Een datawarehouse verzamelt data uit bronsystemen waardoor het genereren van stuurinformatie eenvoudiger wordt. Data-analyse vormt de basis voor handelen en sturen.

Digitaal stelsel Omgevingswet (DSO)
Met de ingang van de Omgevingswet per 1 januari 2022 zijn de meeste essentiële componenten van het digitaal stelsel Omgevingswet (DSO) in gebruik genomen. Het VTH systeem is gekoppeld aan het DSO en aan het zaaksysteem. Een volledige implementatie van het totale stelsel vraagt nog veel aandacht. Andere componenten van het systeem zoals plan- en regelsoftware worden verder geïmplementeerd en verbonden aan het stelsel.

Applicatiemanagement
Een langetermijnstrategie en architectuur geven richting aan de ontwikkeling van het applicatielandschap.

De implementatie van de centrale servicebus vervangt de talloze 1-op-1 koppeling tussen systemen intern of met landelijke voorzieningen. Dienst Dommelvallei realiseert nieuwe koppelingen die bijdragen aan efficiëntere werkprocessen van de Dommelvallei-organisaties. Door de inzet van de servicebus wordt de gegevensstroom binnen het applicatielandschap inzichtelijk en beheersbaar. Dit draagt bij aan efficiency, kwaliteit en veiligheid.

Exploitatiekosten van de totale applicatieportfolio blijven een belangrijk aandachtspunt. Het tijdig afronden van projecten en actief sturen op het uitfaseren van te vervangen software is essentieel.

Digitale duurzaamheid
Digitale duurzaamheid is het aandachtsgebied dat zich richt op het in de tijd gezien toegankelijk en bruikbaar houden van digitale informatie.

In 2016 is het team Informatiedienstverlening (IDV) van Dienst Dommelvallei gestart met de transitie van analoog documentgericht informatiebeheer naar digitaal zaakgericht beheer. De archiefmedewerkers nieuwe stijl ondersteunen en adviseren bij digitale dossiervorming.

De verdere implementatie van digitale duurzaamheid is 1 van de speerpunten. In 2020 is gestart met het digitaliseringsproject bouw- en milieuvergunningen. Dit is een meerjarig digitaliseringstraject waarbij permanent te bewaren analoge documenten worden vervangen door digitale kopieën. Dit traject loopt door in 2021.

Informatiebeveiliging

Organisatie van informatiebeveiliging en privacy
Gemeentelijke bestuurders zijn verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging en gegevensbescherming binnen de gemeentelijke organisatie. Beveiliging van gegevens en systemen is een zaak van organisatie, procedures, werkprocessen en in de laatste plaats techniek. Het gaat om de mens, de manier waarop deze werkt en het gereedschap waarmee het werk verricht wordt (bron: VNG).
Eén van de belangrijkste doelstellingen in relatie tot de implementatie van de AVG en de BIO is het benoemen van het eigenaarschap op het gebied van privacy en informatieveiligheid en het verankeren van de hieraan verbonden verantwoordelijkheden: het opzetten van een Governance-structuur. Dit gaan we vorm geven door nadere afspraken te maken met de Dommelvallei-organisaties.

Risicomanagement
Risicomanagement is een cyclisch, iteratief en terugkerend proces. Immers dreigingen en doelstellingen veranderen en de omgeving en wetgeving verandert. Risicomanagement is een standaard onderdeel van de besluitvorming geworden. Door risicomanagement cyclisch in te richten anticiperen en sturen we op deze veranderingen. We kiezen op basis van een risicoafweging de passende beveiligingsmaatregelen. Dit in overeenstemming met de normen uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO).

Audit
De jaarlijkse ENSIA audit wordt ieder jaar uitgebreid en wordt vanaf 2020 op Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) gehouden. 

 

Privacy

Bewustwording
Bewustwording is voor Informatiebeveiliging en Gegevensbescherming van essentieel belang. De komende jaren blijft dit een van onze belangrijkste speerpunten. We maken de medewerkers bewust van de risico’s van het werken met informatie en gebruiken hier verschillende instrumenten voor. Er staat steeds meer informatie over Informatiebeveiliging en Privacy in ons kennissysteem, we plaatsen regelmatig berichten op intranet, we geven presentaties die we zo goed mogelijk toespitsen op de doelgroep, we beschrijven de werkprocessen en ontwikkelen handreikingen en formats, medewerkers kunnen e-learning modules uit de Dommelvallei academie volgen en we denken ook aan een pubquiz en een datalekkenspel.

Risicomanagement
Om de privacyrisico’s in kaart te brengen voeren we waar nodig Data Protection Impact Assessments (DPIA’s) uit. Daarvoor is het noodzakelijk om het verwerkingenregister actueel te houden. Dit register bevat alle verwerkingen van persoonsgegevens in de organisatie. Tijdens ons bewustwordingstraject besteden wij hier uitgebreid aandacht aan. Ook sluiten wij met onze verwerkers verwerkersovereenkomsten af. In geval van een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid leggen we afspraken rondom de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens vast in samenwerkingsovereenkomsten en samenwerkingsprotocollen.

Security en Privacy by Design
Bij het werken volgens Security en Privacy by Design wordt al bij de start van het ontwerpen van een informatiesysteem rekening gehouden met informatiebeveiliging en privacy. Het doel is de beveiliging van informatie en persoonsgegevens te optimaliseren. Dat kan door onder andere na te denken over welke gegevens je op wilt en mag slaan en wie de gegevens mogen raadplegen en wijzigen. De organisatie treft hiervoor zowel technische als organisatorische maatregelen. De Chief Information Security Officer en de Functionarissen Gegevensbescherming zien hierop toe.

Control

Accountteam
Control ondersteunt de gemeente via het zogenaamde accountteam. Het accountteam is op vaste momenten in de gemeente aanwezig. Er is periodiek overleg met de leidinggevenden. Via het Management Control Systeem wordt management informatie ontsloten aan het MT.

Aanbesteding nieuwe accountant
In 2020 loopt een aanbestedingsprocedure om vanaf boekjaar 2021 een nieuwe accountant te benoemen.

Verbijzonderde interne controle
Vanaf het boekjaar 2021 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid. Het kader van de rechtmatigheidscontrole is beschreven en de vernieuwde werklijsten zijn opgenomen.

Invulling kwaliteitszorg / procesverbetering
Vanaf het 3e kwartaal 2019 is er minder capaciteit beschikbaar voor kwaliteitszorg, vanwege de inzet bij de implementatie van het programma BetERe Dienstverlening en Bedrijfsvoering. Dit zal een gedeelte van 2021 nog doorlopen. Daardoor zijn een aantal ondersteuningsvragen en geplande projecten opgeschort of elders belegd.

Huisvesting

De huisvesting van de ambtelijke organisatie en het bestuur is momenteel als volgt:

  • Jan van Schijnveltlaan/Papenvoort (hoofdvestiging)
  • Pastoorsmast (buitenwerf)
  • Berg en Aardappeleterssteegje (Centrum Maatschappelijke Deelname)

Naast de eigen organisatie zijn in het gemeentehuis ook de bibliotheek en de politie gehuisvest.

Kengetallen

(peildatum 1-7-2020)

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime Fulltime Parttime Totaal
Mannen 37 5 42
Vrouwen 21 37 58
Totaal 58 42 100
Verhouding man / vrouw 2020: 42% / 58%
Verhouding man / vrouw in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2019: 47 % / 53 %
Formatie Factor 1-7-2020
Directie en Staf fte 1,83
Afd. Samenleving fte 25,59
Afd. Ontwikkeling en handhaving fte 34,35
Afd. Openbare werken fte 29,12
Totale formatie fte 90,89

 

Gemiddelde leeftijd

Gemiddelde leeftijd 2020 2019
Mannen 51,1 52,8
Vrouwen 45,6 46,0
Totaal 48,3 49,4
Gemiddelde leeftijd landelijk binnen gemeenten in 2019: 48,0 jaar

 

Ziekteverzuim (exclusief zwangerschapsverlof)

Ziekteverzuim (1 januari tot 1 juli) 2020 2019
Verzuimpercentage 7,94 4,59
Verzuimfrequentie 0,42 0,67
Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2019: 5,4

De ambitie blijft voor 2021 om te streven naar een ziekteverzuimpercentage van maximaal het landelijk gemiddelde. Het is nog onduidelijk welk effect de coronamaatregelen op het ziekteverzuim hebben. In het voorjaar van 2021 wordt de dienstverlening van een arboarts opnieuw aanbesteed, wat de mogelijkheid biedt om accenten in die dienstverlening te verleggen ter optimalisering van de ondersteuning bij verminderen van het ziekteverzuim.

Publicatiedatum: 08-10-2020

Inhoud