Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de burger door:
Organisatieplan
De doorontwikkeling van de organisatie van de gemeente Nuenen is de afgelopen jaren gericht geweest op een andere manier van werken. Dit is verwerkt in het besturings- en managementconcept (het zogenaamde “nieuwe DNA”). Dit gaat over wat we van elkaar verwachten, over de organisatie die we willen zijn. Een belangrijk element hierin is het samen doen en geloof en vertrouwen hebben in eigen kracht. Eigen kracht van de medewerkers, maar ook van de inwoners van de gemeente Nuenen.
Mede onder invloed van de ontwikkelingen met betrekking tot de bestuurlijke toekomst is het organisatieplan 2018 - 2020 opgesteld dat aansluit op het DNA (missie) van onze organisatie.
De organisatiedoelen die zijn opgenomen voor bedrijfsvoering hebben betrekking op het zijn van een resultaatgerichte organisatie, duurzame inzetbaarheid van medewerkers en integraal samenwerken. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van medewerkers en management om daar invulling aan te geven. Dit is verder uitgewerkt in het organisatieplan met daaraan gekoppeld de succesbepalende factoren: 1. medewerkers in hun kracht zetten (managen van talent), 2. ruimte om te verbeteren (ontwikkelen), 3. bedrijfsvoeringsprocessen op orde hebben en houden (basis op orde), 4. persoonlijk leiderschap met lef (leiderschap), 5. samenwerkingsgericht in- en extern (omgevingsbewust), 6. organisatie plus medewerkers bewegen mee in de ontwikkelingen (flexibiliteit).
Strategisch HRM plan 2016-2020
Elementen uit het organisatieplan sluiten aan bij het strategisch HRM plan. In het HRM-plan zijn de onderdelen HRM visie en beleid uitgewerkt voor de 4 Dommelvallei-organisaties. Daarnaast is een concept matrix uitgewerkt die als basis dient voor de verdere afstemming en invulling op gemeentelijk niveau. Rekening houdende met onze eigen ambities is in samenspraak met de medezeggenschaps-organen het HRM beleid uitgewerkt in een meerjarenuitvoeringsplan. In dit plan zijn de onderstaande ontwikkelingen meegenomen en verder vormgegeven.
Bij de verdere invulling van het HRM beleid ligt voor Nuenen de focus op 2 speerpunten: duurzame inzetbaarheid en flexibel werken. De doorontwikkeling van de nieuwe werkwijze (het DNA) speelt in op maatschappelijke participatie. Een belangrijk element hierin is het samen doen en het geloof en vertrouwen in eigen kracht van medewerkers en inwoners van de gemeente Nuenen. Dit dynamisch proces wordt verder gecontinueerd. Als ondersteuning van dat proces gaan we vanuit het strategisch HRM plan investeren in het ontwikkelen van het vermogen van de medewerkers om eigen regie te nemen (vergroten van het persoonlijk leiderschap). Hiermee wordt het fundament versterkt om de benodigde talenten en vaardigheden van medewerkers door te ontwikkelen.
Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra).
Op 1 januari 2020 wordt de rechtspositie van ambtenaren grotendeels gelijk getrokken met die van werknemers met een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht (BW). Ook wel genoemd de Wnra.
Kort gezegd worden de eenzijdig vastgestelde ambtelijke aanstelling vervangen door een arbeidsovereenkomst waarop een cao van toepassing is. Het overgrote deel van de ambtenaren valt dan onder het burgerlijk recht. Dit heeft onder meer gevolgen voor het ontslagrecht, zowel inhoudelijk als voor wat betreft het proces.
Ook de rol van de medezeggenschap verandert door de normalisering waardoor we nieuwe afspraken moeten maken met de vakbonden. Afspraken over arbeidsvoorwaarden én bezwaar- en beroepsprocedures gaan we BW-proof maken.
We zijn inmiddels gestart met de voorbereidingen. Voor 2019 wordt een stevige inzet van de organisatie gevraagd.
Garantiebanen
Voor overheidswerkgevers met meer dan 25 medewerkers geldt vanaf 1 januari 2018 het quotum arbeidsbeperkten. Het quotumpercentage is vastgesteld op 1,93. Het percentage wordt jaarlijks vastgesteld in oktober voorafgaand aan dat jaar.
Elk jaar wordt er achteraf gemeten hoeveel extra banen (minimaal 25,5 uur) er zijn gecreëerd en of de doelstellingen van de banenafspraak landelijk zijn gehaald. Als dat niet het geval is, kan een quotumheffing worden opgelegd. Een eventuele effectuering van de boete op individueel werkgeversniveau zal pas in 2020 plaatsvinden op basis van de meting in 2019. Onze gemeente voldoet op dit moment nog niet volledig aan het vastgestelde quotumpercentage.
Daarnaast is onlangs wettelijk de mogelijkheid gecreëerd dat het opgelegde quotum, bij voldoende totaal aantal garantiebanen op landelijk niveau, weer kan worden gedeactiveerd. De recente publicatie van de personeelsmonitor toont landelijk gezien een stijging in het aantal garantiebanen ten opzichte van vorig jaar. Momenteel wordt er in VNG verband aan een Plan van Aanpak gewerkt voor gemeenten om de stijging van het aantal banen voort te zetten en de knelpunten op te lossen.
In aansluiting op deze ontwikkelingen bekijken wij als individuele gemeente of bij de openstelling van elke vacature en het aangaan van inleenverbanden deze als garantiebanen kunnen worden ingevuld.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim bedroeg over het jaar 2017 7,66% terwijl het landelijk gemiddelde in 2017 5,3% was. Dit baarde ons vanzelfsprekend zorgen. Hoewel deze vorm van verzuim (niet frequent maar wel langdurig) de minst beïnvloedbare vorm van verzuim is hebben we hierop waar mogelijk stevig geïntervenieerd. Mede door deze interventies heeft de dalende lijn van 2017 zich verder voortgezet. We hebben eerder aangegeven (voorzichtig) positief gestemd te zijn over deze ontwikkeling. Dit blijkt gerechtvaardigd te zijn geweest: het eerste halfjaar 2018 was het ziekteverzuimpercentage 6,10. Dit percentage wordt (ook landelijk) nog negatief beïnvloed door de forse griepepidemie in het voorjaar.
De ambitie blijft om te streven naar een ziekteverzuimpercentage van maximaal het landelijk gemiddelde.
De ontwikkeling van de informatievoorziening binnen de Dommelvallei samenwerking gebeurt vanuit het informatiebeleidsplan 2016-2020. De belangrijkste overkoepelende thema's uit het IBP zijn:
De VNG gaat in 2019 haar activiteiten voor gezamenlijke gemeentelijke uitvoering (GGU) doorzetten en verder uitbouwen. Het doel van de GGU is om als gemeenten zo veel mogelijk als 1 efficiënte overheid te werken. Eenmalig ontwikkelen, veelvuldig hergebruiken. De komende jaren worden landelijk projecten geïnitieerd waar gemeenten aan kunnen deelnemen en van kunnen profiteren. Deze ontwikkelingen blijven we volgen en we maken de afweging om aan te haken waar dit mogelijk is. Dit doen we voor informatievoorziening op alle domeinen (ruimtelijke ontwikkeling, sociaal domein, dienstverlening etc.). Vanuit de randvoorwaardelijke informatievoorziening en infrastructuur onderzoeken we de mogelijkheden tot aansluiten op de Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur (GGI) en bouwen we de aansluiting op de Generieke Digitale Infrastructuur verder uit (GDI).
We zijn samen met de Dommelvallei organisaties gestart met een meerjarig programma om de dienstverlening naar inwoners en bedrijven te verbeteren. Ook is dit programma van groot belang voor de verbetering van de bedrijfsvoering. Belangrijke onderdelen in dit programma zijn het professionaliseren van de digitale dienstverlening en de invoering van zaakgericht werken.
Voor het ondersteunen van de veranderopgaven en het bereiken van de doelen van de Omgevingswet is digitalisering een belangrijk instrument. De betrokken overheden bouwen aan een digitaal stelsel. Met dit Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) kunnen initiatiefnemers, belanghebbenden en het bevoegd gezag de informatie raadplegen die zij nodig hebben bij het gebruik van de Omgevingswet. Het DSO is een randvoorwaarde voor de invoering van de wet in 2021.
Organisatie van de Informatievoorziening (OvdI)
Naast het bouwen en doorontwikkelen van de informatievoorziening, beschreven in het Informatiebeleidsplan (IBP), vraagt beheersing steeds meer aandacht. Onze digitale wereld wordt steeds groter. Dat biedt kansen maar brengt ook steeds meer risico's met zich mee. Dit geeft aanleiding om naast de uitvoering van de projecten uit het IBP planmatig te werken aan de professionalisering van de totale beheerorganisatie informatievoorziening. Deze ontwikkeling maakt onderdeel uit van het ontwikkeltraject "Organisatie van de Informatievoorziening" (OvdI).
Dit ontwikkeltraject heeft de ontwikkeling van de totale organisatie van informatiemanagement, functioneel beheer en applicatiemanagement als doel. Het benutten van kansen en borgen van beheersmaatregelen vormt hiervoor de aanleiding. OvdI kent een gedeelde verantwoordelijkheid binnen de 4 Dommelvallei organisaties.
De verantwoordelijkheid voor de inrichting van functioneel beheer en applicatiebeheer ligt op de vakafdeling. In 2018 werkt de dienst aan duidelijkheid over de verantwoordelijkheidsverdeling en de bijdrage en toegevoegde waarde van functioneel beheer bij alle betrokkenen. In 2019 werken we in samenwerking met betrokken afdelingen voorstellen uit voor de inrichting, borging en positionering van functioneel beheer voor de domeinen dienstverlening en gegevensuitwisseling.
Informatiebeveiliging
Dit programma richt zich op het opzetten en onderhouden van informatiebeveiligingsbeleid in het kader van de toenemende aandacht voor informatiebeveiliging en privacy. Er wordt nadrukkelijk ingezet op informatiebeveiliging. De kwetsbaarheid van de Dommelvallei organisaties kan alleen beperkt worden door hier voortdurend en structureel mee bezig te zijn. Het bewustzijn van alle medewerkers en het verbeteren van houding en gedrag speelt een belangrijke rol.
Basis op orde brengen volgens BIG-normen en omgaan met privacy AVG-proof maken.
In de tweede helft van 2018 starten we met het opzetten van een beheersorganisatie met als doel om de PDCA cyclus op het gebied van informatieveiligheid en privacy verder in te richten. Dit zal ook in 2019 zijn beslag hebben.
Voor informatieveiligheid is dit gebaseerd op de BIG (Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeentes). De Planning en Control beheerorganisatie richten we in volgens de ENSIA methodiek (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Tevens voeren we aan de hand van de ENSIA verbeteringen door met als doel continu gewapend te zijn tegen Cybercriminaliteit. Eind 2018 evalueren we het takenpakket van de CISO (Chief Information Security Officer). De benodigde inzet voor de coördinatie van de ENSIA wordt hierin meegenomen.
De Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is ingegaan op 25 mei 2018. Volgens deze verordening moeten we voldoen aan scherpere eisen voor verwerkingen van persoonsgegevens dan tot nu toe. De AVG vraagt om nieuw denken én handelen. De invoering is in 2017 gestart en loopt door in 2018 en 2019. In 2018 starten we met een tijdelijke invulling van de FG-er (Functionaris Gegevensbescherming). De structurele borging van de wettelijke taken staat gepland voor 2019. De ervaringen uit het eerste jaar nemen we daarin mee.
Keer op keer blijkt dat het handelen van medewerkers de belangrijkste risicofactor is bij informatieveiligheid en privacy-incidenten. In de komende jaren zetten we verschillende trajecten in om de bewustwording voor informatiebeveiliging en privacy te vergroten. Samenwerking is de crux om de informatieveiligheid en privacy te vergroten. Daarom wordt de samenwerking met de VNG-IBD (Informatie Beveiligingsdienst), andere gemeenten en vakgroepen informatieveiligheid/privacy de komende jaren verder uitgebreid.
Control ondersteunt de gemeente via de zogenaamde accountteams. De accountteams zijn voortvarend gestart en zijn zichtbaar binnen de gemeenten. Dit heeft er toe geleid dat ze frequenter worden opgezocht voor vragen en of onderwerpen die met control te maken hebben.
Interne controle
De verbijzonderde interne controle richt zich op de meest materiële processen. Om een oordeel over de rechtmatigheid te geven worden er per proces steekproeven gehouden.
Dit wordt uitgebreid met controles op factoren die van invloed zijn op het proces. Via cijferanalyses en gegevensgerichte werkzaamheden verkrijgen we een integraal beeld van het proces.
Invulling kwaliteitszorg/ procesverbetering
Er wordt aandacht besteed aan het actualiseren en harmoniseren van processen en werkwijzen op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier. Processpecialisten zijn opgeleid. Het continu verbeteren krijgt hierdoor meer aandacht binnen de organisaties.
Management Control Systeem
Het Management Control Systeem (MCS) is doorontwikkeld door deze in te richten conform de 5 pijlers van 'in control' zijn (kaders; informatievoorziening; administratieve organisatie; risicomanagement; interne controle). Ook is een MCS ingericht per organisatie. Het MCS wordt door het accountteam ieder kwartaal in het MT besproken.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Voor de naleving van het in 2017 opnieuw vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid is onverminderd aandacht. Daarnaast krijgt contractmanagement extra aandacht door gebruik te maken van de contractenbank als applicatie om te signaleren wanneer een contract verlengd moet worden.
(peildatum 1-7-2018)
Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime
| Fulltime | Parttime | Totaal | |
| Mannen | 35 | 8 | 43 |
| Vrouwen | 17 | 29 | 46 |
| Totaal | 52 | 37 | 89 |
| Verhouding man / vrouw 2018: 48,3% / 51,7% | |||
| Verhouding man / vrouw in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2017: 50% / 50% |
Formatie
| Afdeling | Factor | Begroting 2019 | Begroting 2018 |
| Directie en Staf | fte | 1,89 | 1 |
| Afd. Samenleving | fte | 24,64 | 23,69 |
| Afd. Ontwikkeling en handhaving | fte | 28,73 | 30,93 |
| Afd. Openbare werken | fte | 26,66 | 25,64 |
| Totale formatie | fte | 81,92 | 81,26 |
Gemiddelde leeftijd
| 2018 | 2017 | |
| Mannen | 51,98 | 51,95 |
| Vrouwen | 44,23 | 46,53 |
| Totaal | 48,11 | 49,38 |
| Gemiddelde leeftijd landelijk binnen gemeenten in 2017: 48,3 jaar |
Ziekteverzuim (exclusief zwangerschapsverlof)
| 2018* | 2017 | |
| Verzuimpercentage | 6,1 | 7,66 |
| Verzuimfrequentie | 0,91 | 0,64 |
| Ziekteverzuimpercentage in vergelijkbare gemeenteklasse voor 2017: 5,30 |
*periode 01-01-2018 t/m 30-06-2018