Bedrijfsvoering

Het doel van de bedrijfsvoering is het zo goed mogelijk ondersteunen en uitvoeren van de programma’s. Concreet gaat het om een goede dienstverlening aan de inwoners en het gemeentebestuur door:

• een efficiënt werkende organisatie;
• een zorgvuldig besluitvormingsproces;
• een gestructureerde planning en beheersing van de beleidsuitvoering;
• waar mogelijk op een verantwoorde manier benutten van ICT-mogelijkheden;
• gemotiveerd en gekwalificeerd personeel.

Organisatieontwikkeling

Het in 2021 gestarte ontwikkelprogramma is in 2024 een volgende fase ingegaan (NOD 2.0). In het proces van doorontwikkeling van de organisatie is het cultuuraspect met de daaraan gekoppelde cultuuromslag de grootste uitdaging voor ons naar de toekomst toe. De (organisatie-)structuur is daarin ondersteunend. De kerncompetenties zijn geactualiseerd en tijdens de organisatiebrede bijeenkomsten is verder invulling  gegeven aan de daaraan te koppelen gedragsaspecten.

Strategisch HRM-beleid
Het strategisch HRM-plan zetten we in om (middel)lange termijn ontwikkelingen die van invloed zijn op de ontwikkeling van de organisaties te vertalen naar HRM-instrumentarium. De doorontwikkeling van de organisatie bepaalt mede welke onderwerpen we specifiek gaan oppakken. In 2024 is de nieuwe gesprekscyclus geïmplementeerd en het beleid ongewenste omgangsvormen is opgesteld en in proces gebracht voor vaststelling. 

De verdere doorontwikkeling van de digitale HR-service is een permanent proces. In het afgelopen jaar zijn verdere stappen gezet in de optimalisering van het e-HRM systeem waardoor HR-gerelateerde managementinformatie op elk moment geautomatiseerd beschikbaar is (Management Self Service).

In 2024 stelde het dagelijks bestuur van Dienst Dommelvallei een geactualiseerd informatieplan 2024-2027 vast. Kern van dit plan zijn 8 doelen die bijdrage aan een betere informatievoorziening en een andere benadering voor de projectenkalender. 

Tevens introduceerde Dienst Dommelvallei portfoliomanagement. Met portfoliomanagement is de projectenlijst behorend bij het informatieplan nu dynamisch en wordt deze maandelijks behandeld in de IV-board. Voorheen was dit een statische lijst die alleen jaarlijks werd beoordeeld. Tussentijds kunnen er nieuwe, op basis van urgentie, projectkandidaten aan het portfolio worden toegevoegd. Aanleiding daarvoor kunnen onder andere checks zijn op het gebied van informatieveiligheid of digitale duurzaamheid.

De IV-board stelt de vier Dommelvallei-organisaties in staat om in gezamenlijkheid keuzes te maken om de meer fundamentele projecten met een gezamenlijk belang en maximaal toegevoegde waarde uit te voeren. De IV-board is samengesteld uit managementleden van de vier Dommelvallei-organisaties, prioriteert, start en bewaakt de projecten in een continu proces. Het invullen van randvoorwaarden en het toetsen van de haalbaarheid spelen daarbij een belangrijke rol. Het uitvoeren van een impactanalyse per project draagt hier aan bij.

In 2024 legden we een goede basis om medewerkers voor te bereiden op de toekomst. De jaarrapportage van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en de Bestuursrapportage Digitale Weerbaarheid zijn vernieuwd. Beiden geven meer inzicht in de stand van zaken van de implementatie en borging van Privacy en Informatiebeveiliging binnen de gemeentelijke processen. We groeien met kleine stapjes als organisatie, die groei staat wel onder druk. Punt van aandacht is of het tempo van de groei hoog genoeg is. De ontwikkelingen in de digitale wereld gaan namelijk snel, criminelen maken daar meer gebruik van en werken steeds “professioneler”.

We stelden het Privacy Control Framework (PCF) op. Door het implementeren en borgen van het PCF kunnen we de privacy-naleving verbeteren en de betrokkenheid van het management versterken. Het PCF geeft een meting aan van de huidige status van de Algemene Verordening Gegevensbescherming – volwassenheid binnen de gemeente Nuenen. Verder voerden we een grote inhaalslag uit in het opstellen van gezamenlijke beleidsuitgangspunten op informatiebeveiliging en privacy thema’s. Zoals wat is nodig om veilig om te gaan met mobiele apparatuur en de toegang tot digitale informatie en privacybeleid. Hiermee is een goede basis gelegd voor de veilige inrichting van onze informatiesystemen en om te voldoen aan wet- en regelgeving.

Een melding bij de AP betekent niet ook automatisch een melding bij de betrokkenen en andersom. Of we een datalek melden bij de AP en/of betrokkenen is altijd een afweging en afhankelijk van het privacyrisico voor de betrokkenen. 

De bovengenoemde datalekken zijn vrijwel in alle gevallen het gevolg van een incidentele menselijke fout. Meestal gaat het om een brief en/of mail die per abuis is verstuurd naar een verkeerde ontvanger. Vanuit het bewustwordingsprogramma worden medewerkers meegenomen om datalekken te melden en op welke wijze datalekken kunnen worden tegengegaan, bijvoorbeeld door gebruik te maken van veilig mailen via Zivver.

Het eerste incident was bij een glasvezelprovider waardoor het netwerk tijdelijk niet bereikbaar was. Het tweede incident had betrekking op het noodstroom aggregaat, waardoor de computerruimte tijdelijk is uitgevallen. Van bovenstaande incidentmeldingen is de impact nihil gebleken.

Het totaal aantal meldingen in 2024 is lager dan het totaal aantal meldingen van vorig jaar. Het aantal meldingen van verdachte mails in 2024 in alle organisaties (78) is lager dan het aantal meldingen van vorig jaar (157). Deze meldingen zijn gedaan door alerte medewerkers en hebben niet geleid tot een daadwerkelijk incident. 

Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. In de onderstaande tabel zijn de onrechtmatigheden opgenomen, voor zover deze de door de raad vastgestelde rapportagegrens van € 50.000,- overstijgen.

Wet financiering decentrale overheden
Er zijn geen afwijkingen geconstateerd.

Gids Proportionaliteit
Tijdens de controle is geconstateerd dat de gids proportionaliteit niet altijd wordt nageleefd bij inkooptrajecten.
Deze bevindingen worden teruggekoppeld om dit in de toekomst te voorkomen.

Onrechtmatigheid verwijzersroute Jeugdwet
In januari 2025 is geconstateerd dat er door het CMD gebruik is gemaakt van de route, die voorbehouden is aan de zelfstandig verwijzers. Van deze route is gebruik gemaakt om doorlooptijden te verkorten.  Zowel vanuit het oogpunt van een oplopende werkdruk als ook in de aanvragen waarbij spoed was vereist.

Om de omvang en gevolgen te bepalen is er een onderzoek uitgevoerd. Hieruit blijkt dat er in 2024 € 935.000 is betaald, waarbij er door het CMD gebruik is gemaakt van de verwijzersroute. Van deze lasten is vervolgens onderzocht of in voldoende mate ‘het recht op zorg’ en ‘de zorgkeuze’ onderbouwd kan worden.
Hiervoor is de registratie in de systemen bekeken, zijn er interviews afgenomen en heeft dossierstudie plaatsgevonden. Er heeft onderzoek naar de zorgbehoefte plaatsgevonden en de contacten hiervan zijn geregistreerd. De gefactureerde zorg sluit aan bij de zorgbehoefte.

Om de gevolgen voor de getrouwheid en rechtmatigheid in deze casus te beoordelen, zijn de volgende artikelen uit de Verordening jeugdhulp gemeente Nuenen 2023 van belang:
-    Artikel 5 “Onderzoek naar de behoeften, persoonskenmerken en voorkeuren”
-    Artikel 7 “Inhoud beschikking

De conclusie is dat er aan artikel 5 is voldaan, met uitzondering van lid 9. De geregistreerde contactmomenten zijn niet administratief samengevat in een onderzoekrapport en aan de jeugdige en/of ouders verstrekt. Dit heeft echter geen financiële gevolgen en is daarmee een formele rechtmatigheidsfout.

Verder is geconcludeerd dat er niet aan artikel 7 is voldaan. Er zijn geen beschikkingen afgegeven. Dit heeft echter geen financiële gevolgen en is daarmee ook een formele rechtmatigheidsfout.

De huisvesting van de ambtelijke organisatie en het bestuur is momenteel als volgt:

• Jan van Schijnveltlaan/Papenvoort (hoofdvestiging)
• Pastoorsmast (buitenwerf)
• Berg en Aardappeleterssteegje (Centrum Maatschappelijke Deelname)

Naast de eigen organisatie zijn in het gemeentehuis ook de bibliotheek en de politie gehuisvest.

De noodzaak om meer multidisciplinair samen te werken vraagt om een eigentijdse werklocatie. Bij voorkeur een gebouw dat activiteitgericht werken en ontmoeting stimuleert. Het huidige kantoor aan de Jan van Schijnveltlaan voldoet daar niet aan. Het geeft ons bovendien een achterstand bij het werven van nieuw personeel. In aanloop naar de kadernota 2025 wordt een huisvestingsconcept uitgewerkt en financieel vertaald.